ÜYE VE PAYDAŞLARIMIZA BİLDİRİMDİR…!
Amacımız Üyelerimizin ve paydaşlarımızın, ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılayacak kalitede hizmet sunmak, ülkemizin ticari ve ekonomik hayatının gelişmesine katkıda bulunmak ve faaliyetlerimizi sürekli olarak değişen şartlara uygun geliştirmektir. Bu amaç doğrultusunda hizmetlerimiz ile ilgili Odamıza iletilen her türlü şikayet ve öneri Oda Yönetimimiz tarafından değerlendirilir. Odamıza iletilen şikayet ve öneriler hizmetlerimizi geliştirme fırsatı olarak ele alınır.
Hizmetlerimizi ve Yönetim Sistemlerimizi sürekli iyileştirmek, üyelerimizin ticari yaşamına katkıda bulunmak, faaliyetleri kolaylaştırarak üyelerimizi desteklemek amacı ile Odamızın tüm hizmetlerinin belli bir kalite seviyesinde, üye beklenti ve isteklerine duyarlı; günün ekonomik ve teknik şartlarına en uygun biçimde gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır.
Üye Memnuniyeti Politikamız;
Tüm iletişim kanallarını kullanarak üyelerimizin iletişim bilgilerini güncel tutmak, üyelerimize ulaşabilmek, istek, öneri ve şikayetlerini alıp değerlendirmek.
Üyelerimizden aldığımız geri bildirimler sayesinde hizmetlerimizde sürekli iyileştirme yapabilmek.
ÖNERİ VE ŞİKAYETLERİN YÖNETİM SÜRECİ
Üye ve Paydaşlarımızın Şikayet İletişim(Bildirim) Kanalları
https://ayvalikto.org.tr/gorus-oneri-formu/ linki ile ulaşılan Web sitemizdeki “Görüş Öneri Formu” ile;
- bilgi@ayvalikto.org.tr ayvalikto@tobb.org.tr Email adreslerine posta ile;
- 0266 312 22 83 no’lu fax aracılığı ile;
- 0266 312 15 17 no’lu telefon aracılığı ile;
- Ayvalık Ticaret Odası Başkanlığı Fevzipaşa Mahallesi Eski PTT Sokak No:10 Ayvalık/Balıkesir posta adresi ile;
- Anketler ile;
- https://www.facebook.com/Ayvalikticaretodasi sosyal medya hesabı üzerinden;
- https://twitter.com/Ayvalikto sosyal medya hesabı üzerinden
Ayvalık Ticaret Odası, tüm iletişim kanallarından iletilen şikayetleri kayıt altına alır ve hizmetlerini iyileştirme yönünde bir fırsat olarak değerlendirir.
Bildirimleri Kayıt Altına Alma
Üyelerimiz tarafından iletilen şikayetler takip eden kayıt numaraları altında kayıt edilir ve üyemizin tercih ettiği geri dönüş kanalına göre, kayıt altına alındığına dair bilgilendirme yapılmaktadır. Paylaşılan her türlü kişisel bilgi gizlilik politikası doğrultusunda muhafaza edilmektedir.
Şikayetin İncelenmesi ve Değerlendirilmesi
Ayvalık Ticaret Odası kendisine ulaşan şikayetin önceliğini göz önüne alarak makul bir çabayla araştırma gerçekleştirir.
Hızlı bir çözüm bulunamıyorsa, şikayetçinin yerinde incelemelerde bulunmak için ziyaret gerekebilir.
Ticaret Sicil Memuru elde ettiği bulguyu Ayvalık Ticaret Odası’nda şikayetin muhataplarına incelemeleri için gönderir.
Geri bildirimlerin çözümlenme süreleri şu şekilde belirlenmiştir
| BİLDİRİM TİPİ | ÖNEM DERECESİ | GİZLİLİK DERECESİ | ASGARİ ÇÖZÜM BİLDİRİM SÜRESİ | DEĞERLENDİRME SEVİYESİ |
| Talep
(Süreç ile ilgili) |
A: Önemli | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi, Kamuya Açık | Acil
1-5 iş günü Orta Vade 1-10 iş günü Uzun Vade 1-60 iş günü |
ACİL ÇÖZÜM BEKLEYEN
1. Seviye; Ticaret Sicil Memuru 2. Seviye; Genel Sekreter 3. Seviye; Yönetim Kurulu Başkanı ORTA VADE ÇÖZÜM BEKLEYEN 1. Seviye; Ticaret Sicil Memuru 2. Seviye; Genel Sekreter 3. Seviye; Yönetim Kurulu 4. Seviye; Oda Meclisi Ara Değerlendirmeler Personel Toplantıları Meclis Toplantıları UZUN VADE ÇÖZÜM BEKLEYEN 1. Seviye; Ticaret Sicil Memuru 2. Seviye; Yönetim Kurulu Not: Dahili sistemde çözülemeyen konular üst kurumlara (TOBB, İlgili Bakanlık vb.) iletilir. |
| B: Normal | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi, Kamuya Açık | |||
| C: Önemsiz | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi, Kamuya Açık | |||
| Öneri
(Süreç ile ilgili) |
A: Önemli | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi, Kamuya Açık | ||
| B: Normal | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi, Kamuya Açık | |||
| C: Önemsiz | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi, Kamuya Açık | |||
| Şikayet
Tüm faaliyetler, Altyapı, Süreç ve İnsan Kaynakları ile İlgili) |
A: Önemli | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi | ||
| B: Normal | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi | |||
| C: Önemsiz | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi | |||
| Anket ve Araştırma Sonuçları | B: Normal | Gizli, Kişiye Özel, Kurum İçi, Kamuya Açık | Orta Vade
1-10 İş günü |
Personel Toplantıları
Yönetim Kurulu Toplantıları Meclis Toplantıları |
Nihai Bilgilendirme
Üye şikayetlerinin mümkün olan en kısa sürede yanıtlanması Odamızın önceliklerindendir. İletilen tüm şikayetler objektif ve adil olarak değerlendirir, üyelerimiz kendisine iletilen bilgilendirmeden memnun olduğunda şikayet kaydı sonuçlandırılır.
Sürekli İyileştirme
Şikayetlerin yinelenmesini engellemek amacıyla düzeltici faaliyetler belirlenerek süreçlerimizi sürekli revize ederiz. Yapılan iyileştirme faaliyetlerin etkinliği sürekli izlenir.
Genel Sekreter Ahmet BAÇ